1. AMAÇ VE KAPSAM
Erc Veteriner Teknoloji Medikal Tic. Ltd. Şti. (“Erc” veya “Şirket”) olarak; takip cihazları, araç takip sistemleri, uzaktan izlenen araç ve güvenlik kamera sistemleri, mobil uygulamalar, web platformları, IoT altyapıları, cihaz yönetim hizmetleri ve web sitemizde satılan diğer tüm ürünlerin satış, teknik servis ve satış sonrası destek faaliyetlerimiz kapsamında kişisel verilerin korunmasına önem vermekteyiz.
İşbu Aydınlatma Metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) başta olmak üzere uygulanabilir mevzuat kapsamında, kişisel verilerinizin hangi amaçlarla işlendiği, hangi hukuki sebeplere dayandığı, kimlere ve hangi amaçlarla aktarılabileceği, hangi yöntemlerle toplandığı ve KVKK kapsamındaki haklarınız hakkında sizleri bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.
2. VERİ SORUMLUSU
KVKK kapsamında, kişisel verilerinizin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen veri sorumlusu, işleme faaliyetinin niteliğine göre:
Unvan: Erc Veteriner Teknoloji Medikal Tic. Ltd. Şti.
Adres: Dalyan mh. Atatürk cd. 11C Beyşehir Konya
MERSİS No: 0339068665300001
KEP: ercltd@hs01.kep.tr
E-posta: erc@erctec.com
Web: www.erctec.com
Şirketimiz tarafından sağlanan takip ve kamera altyapılarının, kurumsal müşterilerimiz tarafından kendi çalışanları, araçları, müşterileri veya dâhilindeki üçüncü kişiler hakkında veri işlemek üzere kullanıldığı durumlarda; somut faaliyetin niteliğine göre Müşteri “Veri Sorumlusu”, Şirketimiz ise “Veri İşleyen” sıfatıyla hareket etmektedir. Bu durumlarda veri işleme faaliyetlerinin hukuki sebebi ve aydınlatma yükümlülüğü öncelikli olarak ilgili kurumsal müşterinin sorumluluğundadır. Bu nedenle veri sorumlusu ve veri işleyen sıfatı, her somut veri işleme faaliyetinin niteliğine göre ayrıca belirlenir.
3. İLGİLİ KİŞİ GRUPLARI
Hizmetlerin niteliğine göre: Ürünü satın alan veya kullanan kişiler, Mobil uygulama ve web platformu kullanıcıları, Hesap yöneticileri ve yetkilendirilmiş kullanıcılar, Cihazlara erişim veya görüntüleme yetkisi verilen kişiler, Araç sürücüleri ve saha personeli, Müşteri temsilcileri, Teknik servis süreçlerinde yer alan kişiler, Şirket çalışanları, Müşteri ve ziyaretçiler, Kamera görüş alanına giren kişiler, Müşteri hizmetleri ve destek kanalları üzerinden şirket ile iletişime geçen kişiler kişilere ait kişisel veriler işlenebilir.
4. İŞLENEBİLECEK KİŞİSEL VERİLER
Kişisel veriler, kullanılan ürün ve hizmetin teknik özelliklerine ve ilgili kişinin şirket ile olan ilişkisine göre sınırlı ve ölçülü şekilde işlenir.
4.1. Kimlik Bilgileri: Ad, soyad, T.C. kimlik numarası veya pasaport numarası (yalnızca mevzuat gereği zorunlu veya kimlik doğrulama için gerekli olduğunda)
4.2. İletişim Bilgileri: Telefon numarası, e-posta adresi, teslimat ve fatura adresi ile ilgili kişi tarafından iletişim amacıyla sağlanan bilgiler.
4.3. Müşteri ve Hesap Bilgileri: Kullanıcı hesabı, kullanıcı adı, müşteri numarası, üyelik bilgileri, cihaz eşleştirme bilgileri, kullanıcı yetkileri ve hesap yönetimine ilişkin kayıtlar.
4.4. Cihaz ve Teknik Veriler: Cihaz seri numarası, cihaz ID, IMEI, SIM/eSIM bilgileri, bağlantı durumu, sinyal bilgileri, yazılım sürümü, cihazın teknik durumu, hata ve servis kayıtları ile benzeri teknik bilgiler.
4.5. Araç Bilgileri: Araç plakası, araç/filo numarası, marka/model, kilometre veya sayaç bilgileri, araç hareketleri, alarm kayıtları, teknik durum bilgileri ve sistem tarafından elde edilen diğer araç verileri.
4.6. Konum ve Takip Verileri: Konum, enlem-boylam, tarih-saat, güzergâh, hız, hareket, duraklama, seyahat başlangıç/bitiş bilgileri, güvenli bölge giriş-çıkışları ve takip sistemi tarafından oluşturulan benzeri bilgiler. Konum verileri belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilebildiği ölçüde kişisel veri niteliğindedir.
4.7. Görsel Veriler: Kamera sisteminin niteliğine göre canlı görüntüler, kayıtlı görüntüler, görüntülerin tarih ve saat bilgileri ve görüntülere ilişkin teknik kayıtlar.
4.8. Ses Verileri: Ürünün veya sistemin teknik olarak ses kaydı özelliğine sahip olması halinde ses verileri işlenebilir. Ses kaydı, görüntü kaydından ayrı ve daha müdahaleci bir veri işleme faaliyeti olduğundan yalnızca hukuken gerekli ve ölçülü olduğu durumlarda gerçekleştirilir. Ses kaydı özelliğinin bulunmadığı cihazlarda ses verisi işlenmez.
4.9. İşlem ve Bilgi Güvenliği Verileri: IP adresi, oturum bilgileri, giriş-çıkış kayıtları, erişim kayıtları, cihaz bilgileri, kullanıcı yetkileri, alarm ve sistem logları, hata kayıtları ve bilgi güvenliğinin sağlanması amacıyla oluşturulan teknik kayıtlar.
4.10. Finansal Bilgiler: Fatura bilgileri, ödeme ve banka hesap verileri, abonelik ve borç/alacak durum bilgileri.
4.11. Talep, Şikâyet ve Destek Bilgileri: Müşteri hizmetleri görüşmeleri, servis kayıtları, teknik destek kayıtları, talep ve şikâyetler, yazışmalar ve destek kanallarında paylaşılan bilgiler.
4.12. Pazarlama ve Tercih Bilgileri: Ticari ileti tercihleri, kampanya tercihleri, bildirim tercihleri, anket cevapları ve ürün/hizmet deneyimine ilişkin bilgiler.
4.13. Çerez ve Benzeri Teknolojiler: Web sitesi ve dijital hizmetlerin kullanılması sırasında IP adresi, cihaz ve tarayıcı bilgileri, oturum bilgileri, ziyaret edilen sayfalar ve işlem tarih-saat bilgileri gibi veriler çerezler ve benzeri teknolojiler aracılığıyla işlenebilir. Zorunlu olmayan çerezler bakımından, ilgili mevzuatın gerektirdiği durumlarda ayrıca tercih veya açık rıza mekanizmaları uygulanır.
5. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI
Kişisel verileriniz, somut veri işleme faaliyetinin gerektirdiği ölçüde: Ürün ve hizmetlerin satışının gerçekleştirilmesi, Sözleşmelerin kurulması ve ifası, Kullanıcı hesabının oluşturulması ve yönetilmesi, Takip cihazlarının kullanıcı hesaplarıyla eşleştirilmesi, Cihazların aktivasyonu ve yönetimi, Takip hizmetlerinin sunulması, Konum ve rota bilgilerinin görüntülenmesi, Güvenli bölge ve konum bazlı bildirim hizmetlerinin sunulması, Araç ve ekipman güvenliğinin sağlanması, Kamera sistemlerinin işletilmesi, Canlı görüntüleme ve gerekli durumlarda kayıt hizmetlerinin sunulması, Teknik arıza ve hata tespiti, Yazılım ve cihaz güncellemelerinin gerçekleştirilmesi, Müşteri hizmetleri ve teknik destek süreçlerinin yürütülmesi, Sipariş, teslimat ve satış sonrası hizmetlerin yürütülmesi, Faturalandırma, ödeme, abonelik ve iade süreçlerinin yürütülmesi, Bilgi ve sistem güvenliğinin sağlanması, Yetkisiz erişim, dolandırıcılık ve kötüye kullanımın önlenmesi, Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarının taleplerinin karşılanması, Hukuki uyuşmazlıklarda hakların tesisi, kullanılması veya korunması, Ürün ve hizmetlerin güvenliğinin ve teknik işleyişinin geliştirilmesi, Kullanıcı deneyiminin iyileştirilmesi, Destek ve memnuniyet süreçlerinin yürütülmesi, Mevzuata uygun olması ve gerekli şartların bulunması halinde ticari iletişim ve pazarlama faaliyetlerinin yürütülmesi amaçlarıyla işlenebilir. Kişisel veriler, belirlenen amaçlarla bağlantılı olmayan veya bu amaçların gerektirmediği şekilde kullanılmaz.
6. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNİN HUKUKİ SEBEPLERİ
Kişisel verileriniz, somut veri işleme faaliyetinin niteliğine göre aşağıdaki KVKK m. 5 kapsamındaki hukuki sebeplerden bir veya birkaçına dayanılarak işlenebilir.
6.1. Kanunlarda açıkça öngörülmesi: Vergi, muhasebe, tüketicinin korunması, elektronik ticaret, bilgi güvenliği ve ilgili diğer mevzuat kapsamında kişisel verilerin işlenmesinin açıkça öngörülmesi hâlinde.
6.2. Sözleşmenin kurulması veya ifası için gerekli olması: Satış, hizmet, üyelik, abonelik veya cihaz kullanım ilişkilerinin kurulması ya da yerine getirilmesi için gerekli olan kişisel veriler bakımından.
6.3. Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi: Vergi, muhasebe, faturalandırma, kayıt tutma, yetkili kurum taleplerinin karşılanması ve diğer yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi kapsamında.
6.4. İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması: Kanunda öngörülen şartların gerçekleşmesi ve ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirme amacıyla sınırlı olmak üzere.
6.5. Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması: Dava, icra, uyuşmazlık, hukuki talep ve savunma süreçlerinin yürütülmesi kapsamında.
6.6. Veri sorumlusunun meşru menfaati: İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla; bilgi güvenliği, sistem güvenliği, dolandırıcılığın ve kötüye kullanımın önlenmesi, hizmet kalitesinin geliştirilmesi ve şirketin meşru menfaatlerinin korunması amacıyla gerekli olması hâlinde.
6.7. Gerekli olduğu durumlarda ilgili kişinin açık rızasının bulunması: Kanunda sayılan diğer işleme şartlarının uygulanamadığı ve açık rızanın gerekli olduğu durumlarda, belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle verilen açık rızanıza dayanılarak.
Hangi kişisel verinin hangi hukuki sebebe dayanılarak işlendiği, somut veri işleme faaliyetinin niteliğine göre belirlenir. Açık rızanın gerekli olmadığı veri işleme faaliyetleri bakımından ilgili kişiden açık rıza alınması, diğer hukuki sebeplerin yerine geçecek şekilde kullanılmaz.
7. TAKİP CİHAZLARI VE KONUM VERİLERİ
Takip cihazları; araç, ekipman, hayvan, insan veya ilgili sistemin niteliğine göre diğer varlıkların konum, hareket, hız, güzergâh, duraklama, tarih-saat ve cihaz durum bilgilerini sağlayabilir. Takip hizmetleri; güvenlik, operasyonların yönetimi, kayıp veya hırsızlığın önlenmesi, araç/ekipman yönetimi ve hizmetin teknik olarak sunulması amaçlarıyla kullanılır. Takip edilen varlığın belirli bir gerçek kişiyle ilişkilendirilebildiği durumlarda konum ve hareket bilgileri kişisel veri olarak değerlendirilir. Takip sistemleri, belirlenen amaçların gerektirdiği sınırlar dışında kişilerin özel hayatını izlemek veya gözetlemek amacıyla kullanılmamalıdır.
8. KAMERA SİSTEMLERİ
8.1. Araç Kameraları: Sistemin teknik özelliklerine göre aracın önünü, arkasını, yanlarını, çevresini veya araç içini görüntüleyebilir. Kamera sistemleri; Araç ve ekipman güvenliğinin sağlanması, Trafik kazalarının ve güvenlik olaylarının tespiti, Hırsızlık ve kötüye kullanımın önlenmesi, Olayların incelenmesi, Hukuki uyuşmazlıklarda hakların korunması, Operasyonel güvenliğin sağlanması amaçlarıyla kullanılabilir. Canlı görüntüleme ve kayıt özellikleri ürün ve hizmete göre değişebilir. Uzaktan erişim yalnızca yetkilendirilmiş kullanıcılar ve görevliler tarafından, görev ve yetki sınırları içerisinde gerçekleştirilebilir. Kayıtlı görüntülerin görüntülenmesi, indirilmesi, dışa aktarılması ve paylaşılması yetki kontrolüne tabi tutulur. Çalışanların veya sürücülerin özel hayatını ilgilendirmeyen, görev amacıyla ilgisiz faaliyetlerin sürekli gözetlenmesi amacıyla kamera sistemleri kullanılmaz.
8.2. Güvenlik Kameraları: Ev ve işyeri giriş ve çıkışları, bina ve tesis çevresi, otoparklar, depo, sevkiyat ve güvenlik açısından gerekli diğer ortak alanlarda kullanılabilir. Kamera sistemlerinin amacı; Ev ve işyeri ve tesis güvenliğinin sağlanması, Yetkisiz girişlerin önlenmesi, Hırsızlık ve güvenlik olaylarının tespiti, Varlıklarının korunması, Olayların incelenmesi, Hukuki süreçlerde hakların korunmasıdır. Tuvalet, duş, soyunma ve benzeri kişilerin makul mahremiyet beklentisinin bulunduğu alanlarda kamera kullanılmaz. Kamera görüş açısı amaç için gerekli alanla sınırlı tutulur ve ölçülülük ilkesi gözetilir.
9. ÇALIŞANLARIN VE SAHA PERSONELİNİN TAKİBİ
Çalışanların veya saha personelinin kullandığı araç ve ekipmanlarda takip cihazı veya kamera bulunması halinde kişisel veriler; İşin yürütülmesi, Araç ve ekipman güvenliği, Operasyonların koordinasyonu, Güvenlik olaylarının önlenmesi, İş sağlığı ve güvenliği, Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi gibi amaçlarla, gerekli ve ölçülü olduğu ölçüde işlenebilir. Çalışanların özel hayatının veya işle ilgisiz faaliyetlerinin izlenmesi amacıyla takip ve kamera sistemleri kullanılmaz.
10. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLER
Takip cihazları ve kamera sistemleri özel nitelikli kişisel veri elde etmek amacıyla tasarlanmamıştır. Bununla birlikte kamera görüntülerinde veya diğer kayıtlar içerisinde özel nitelikli kişisel verilerin tesadüfen elde edilmesi halinde, söz konusu veriler KVKK’nın özel nitelikli kişisel verilere ilişkin hükümleri kapsamında değerlendirilir. Bu veriler, belirlenen amaçların gerektirmediği şekilde ayrıca sınıflandırılmaz veya kullanılmaz.
11. KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMA YÖNTEMLERİ
Kişisel veriler; Web sitesi, mobil uygulamalar, web yönetim panelleri, Takip cihazları, IoT altyapıları, Kamera sistemleri, Üyelik ve kayıt formları, Sipariş ve satış süreçleri, Müşteri hizmetleri, teknik servis ve destek kanalları, E-posta ve diğer iletişim kanalları, Kargo ve teslimat süreçleri, Ödeme ve abonelik süreçleri, Sistem logları, Çerezler ve benzeri teknolojiler, Sözleşmeler ve başvuru formları aracılığıyla otomatik veya kısmen otomatik yöntemlerle toplanabilir.
12. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI
Kişisel veriler, KVKK’nın 8. ve uygulanması halinde 9. maddesindeki şartlara uygun olarak, işleme amacıyla bağlantılı, sınırlı ve gerekli olduğu ölçüde: Hosting, sunucu ve bulut hizmet sağlayıcıları, Telekomünikasyon ve IoT hizmet sağlayıcıları, Yazılım ve teknik altyapı sağlayıcıları, Harita ve konum hizmet sağlayıcıları, Bilgi güvenliği ve siber güvenlik hizmet sağlayıcıları, SMS ve e-posta hizmet sağlayıcıları, Teknik servis sağlayıcıları, Kargo ve lojistik firmaları, Bankalar ve ödeme kuruluşları, Hukuk, mali müşavirlik, muhasebe ve denetim hizmet sağlayıcıları, Operasyon ve teknik destek hizmet sağlayıcıları, Yetkili kamu kurum ve kuruluşları, Mahkemeler, icra müdürlükleri, kolluk ve diğer kanunen yetkili mercilere aktarılabilir. Aktarımlar, her durumda amaçla bağlantılı, sınırlı ve gerekli olduğu ölçüde gerçekleştirilir.
13. YURT DIŞINA AKTARIM
Kişisel verilerin yurt dışında bulunan hizmet sağlayıcılarına aktarılması veya yurt dışında işlenmesi gereken durumlarda, KVKK’nın 9. maddesi ve ilgili mevzuat hükümlerine uyulur. Kamera ve takip sistemlerinde kullanılan teknik altyapının niteliğine bağlı olarak kişisel veriler yurt dışında bulunan sunucularda, veri merkezlerinde, bulut sistemlerinde veya teknik hizmet altyapılarında saklanabilir ve/veya yurt dışında bulunan hizmet sağlayıcılara aktarılabilir.
Yurt dışına aktarımın söz konusu olduğu durumlarda, somut aktarımın niteliğine göre; yeterlilik kararı, uygun güvenceler, kurul tarafından yayımlanan standart sözleşmeler, bağlayıcı şirket kuralları, mevzuatta öngörülen diğer aktarım mekanizmaları kullanılabilir.
Standart sözleşme kullanılması halinde mevzuatta öngörülen bildirim yükümlülükleri yerine getirilir. Yurt dışına aktarım, yalnızca ilgili hukuki mekanizmanın şartları sağlandığı ölçüde gerçekleştirilir.
Yurt dışında saklama yapılması, kişisel verilerin süresiz olarak saklanacağı anlamına gelmez. Kişisel veriler, belirlenen amaçlar için gerekli olan süre boyunca saklanır ve saklama sebebinin ortadan kalkması halinde ilgili mevzuata uygun olarak silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
14. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA SÜRESİ
Kişisel veriler; İşleme amacının gerektirdiği süre, İlgili mevzuatta öngörülen saklama süreleri, Zamanaşımı süreleri, Hukuki uyuşmazlıkların devam ettiği süreler, Şirketin hukuki yükümlülükleri dikkate alınarak saklanır. Kamera kayıtlarının saklama süresi, kullanılan cihazın teknik özelliklerine, depolama kapasitesine, hizmet modeline ve ilgili sistemde belirlenen saklama politikasına göre değişebilir. Cihaz üzerinde yerel olarak tutulan kayıtlar, depolama alanının dolması halinde sistemin teknik yapısına göre eski kayıtların üzerine yazılması suretiyle silinebilir. Bulut ortamında veya uygulama platformunda tutulan kayıtların saklama süresi ilgili hizmetin niteliğine göre belirlenir. Saklama süresinin sona ermesi veya işleme amacının ortadan kalkması halinde kişisel veriler, ilgili mevzuata uygun şekilde silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
15. BİLGİ GÜVENLİĞİ
Şirket, KVKK’nın 12. maddesi kapsamında kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve erişilmesini önlemek ve verilerin güvenli şekilde muhafazasını sağlamak amacıyla gerekli teknik ve idari tedbirleri alır. Sistemin niteliğine göre; Yetkilendirme ve rol bazlı erişim, Kullanıcı adı ve parola, çok faktörlü kimlik doğrulama, Güvenli bağlantı yöntemleri ve şifreleme, Güvenlik duvarı ve zararlı yazılım koruması, Loglama ve erişim kayıtları, Güncel yazılım kullanımı ve yedekleme, Personel yetkilendirmesi ve gizlilik yükümlülükleri, Tedarikçi ve hizmet sağlayıcılarla güvenlik düzenlemeleri, Veri ihlallerine müdahale süreçleri uygulanabilir.
16. TİCARİ ELEKTRONİK İLETİ VE PAZARLAMA
Ürün ve hizmetlere ilişkin ticari elektronik ileti gönderimleri, ilgili elektronik ticaret ve ticari ileti mevzuatına uygun şekilde gerçekleştirilir. Pazarlama amacıyla kişisel verilerin işlenmesi, gerekli olduğu durumlarda ayrıca ilgili kişinin tercihine veya açık rızasına tabi tutulur. Bir hizmetin sunulması için gerekli olmayan pazarlama faaliyetleri, hizmetin ön şartı haline getirilmez.
17. İLGİLİ KİŞİNİN HAKLARI
KVKK’nın 11. maddesi kapsamında ilgili kişiler; Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme ve işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, Kanunda öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme, Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, Münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhe bir sonuç ortaya çıkmasına itiraz etme, Kanuna aykırı işlenmesi nedeniyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.
18. BAŞVURU USUL VE ESASLARI
KVKK kapsamındaki taleplerinizi, ilgili mevzuata uygun olarak aşağıdaki kanallardan Şirketimize iletebilirsiniz:
Fiziksel başvuru: Dalyan mh. Atatürk cd. No: 11C Beyşehir / KONYA adresine, kimlik doğrulamasını sağlayacak ıslak imzalı belgelerle birlikte şahsen veya noter aracılığıyla.
KEP: ercltd@hs01.kep.tr
E-posta: erc@erctec.com
Elektronik posta yoluyla yapılacak başvurularda, başvurunun güvenli şekilde doğrulanabilmesi için ilgili mevzuata uygun kimlik doğrulama yöntemleri (e-imzalı) uygulanabilir. Başvurular, KVKK ve ilgili ikincil mevzuatta öngörülen süre ve usullere uygun olarak sonuçlandırılır.
19. GÜNCELLEME VE YÜRÜRLÜK
Bu Aydınlatma Metni; Mevzuat değişiklikleri, Yeni ürün veya hizmetlerin devreye alınması, Teknik altyapı değişiklikleri, Yeni veri işleme faaliyetleri, Aktarım yapılan kişi veya kuruluşların değişmesi, Saklama sürelerinin değişmesi, Yurt dışı hizmet sağlayıcılarının değişmesi gibi durumlarda güncellenebilir. Güncel metin “www.erctec.com” üzerinden yayımlanır.
İşbu Aydınlatma Metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 10. maddesi kapsamında ilgili kişilerin bilgilendirilmesi amacıyla hazırlanmıştır.
